嘉庚学院人文与传播学院学术交流活动的规定

第一条  为加强和规范我院学术活动的管理工作，营造良好的学术氛围，进一步促进学术交流，提高学术知名度，特制定本规定。

第二条  本规定所指学术交流活动包括

（一）由我院主办、承办的或与其他单位或大院共同主办的学术会议；

（二）以我院名义组织的学术团体主办的学术会议；

（三）我院组织的或本院下属各系或各专业组织的学术报告会；

（四）聘请院外专家、学者来院开展的合作研究；

（五）我院教职工、学生外出参加的学术会议、主讲的学术报告或开展的合作研究。

第三条  聘请国内/外知名专家来院讲学基本条件

（一）    聘请来院讲学的专家应在国内/外学术界享有较高知名度并且在相关学术领域具有很深的造诣。

（二）  来院专家讲学的主题所涉及的学科领域，在我院须有一定的研究基础；如举办会议须有利于我院科学研究、人才培养、创新基地和学科建设；

（三）  聘请知名专家来院讲学必需报经分院同意并由分院统一安排。各系/专业在广泛征求教师意见的基础上，认真撰写《厦门大学嘉庚学院人文与传播学院邀请国内外著名专家来院讲座申请书》，由各专业主任上报分院，经院务会议讨论确定后由学院出面邀请并作相关安排；学院和相关系/专业共同负责接待陪同工作。

（四）  聘请专家过程中，应严格执行国家政策，遵守各项相关规定。坚持厉行节约，讲求实效。 坚持平等、对等原则。

第四条  聘请国内/外知名专家来我院交流的工作流程

一、前期准备

（一）须遵守“事前请示，事后汇报”原则；

（二）邀请境外及港澳台学者进行参观座谈、讲座应提前一个月，境内学者为二周，书面申报至各专业主任及教学秘书处，再由院务会讨论并确认可行后进入下一程序；

（三）书写学术交流申报内容，应含如下具体内容：

1. 来访人员名单、来访事由、停留期限、费用来源及接待计划等。

2. 境外来访人员护照复印件1份。

3. 来访人员背景材料以及与我院交流背景材料。

4. 如境外来访人员超过60周岁（含）需提供健康证明材料（仅适用于申请《签证通知表》者）。

5. 院外单位邀请的来宾到我院顺访，除上述材料外，还需提供主接待单位提供的公函和接待计划。

（四）由院务会知会嘉庚学院教务部、国际交流与合作处等单位；如需为外宾申请《签证通知表》，则应提前一个半月上报国际交流与合作处；

（五）由嘉庚学院教务部、国际交流与合作处等单位审核后报主管院领导审批后回执至我分院执行；

（六）如聘用院外专家为我院客座教授、名誉教授等须提呈聘用理由及被聘用者的背景及简历。

二、接待工作：

（一）文传学院各位老师应给予大力支持，积极配合参访等接待活动，具体落实讲学、讲座等学术交流内容。

（二）各专业邀请的外宾，原则上由各专业自行接待。如需文传学院院长及嘉庚学院各级领导会见，须提前一周报校办。

（三）同时做好以下工作：

1. 确定接待议程；

2. 确定会谈内容以及参加会谈人员；

3. 需要其他部门如嘉庚学院院办、教务部、国际交流与合作处等协调的参观事项；

4、按我院已有的学术交流活动的规定进行会场布置、人员安置等，应按来访人员级别及时调整接待规模，做好后勤配合；

4. 作好会谈记录，含笔录、录音、录像等资料收集、整理和保存；

5. 来院人员离校后，经办人应对交流活动进行总结，并由主办专业和邀请人于两周后交院务会处备案。

三、其他相关规定：

（一）接待原则上采取对等原则，即院级以下外宾来访，由各专业接待；

（二）学术交流各接待人员应衣着整洁、举止得体。接待过程中遵守国家有关外事接待工作的规定。

四、流程示意图

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第四条  外出参加国内外学术交流活动

一、个人渠道：

（一）教师通过个人渠道参加国内外学术交流活动应以不影响正常的教学工作为前提；如需调课，须院长书面同意并按嘉庚学院有关教学管理的规定办理好相关手续。

（二）教师通过个人渠道参加国内外学术交流活动的费用全部由教师个人承担或从其个人科研经费内开支。

二、学院派出：

（一） 学院派出是指国内外学术交流活动组委会将活动通知或邀请函直接邮寄或传真至学院，院长或专业主任根据该交流活动的内容拟定派出人员名单，经院务会讨论确定后以书面形式通知教师本人。

（二）    派出教师在接到学院正式书面通知后应尽快做好参加该学术交流活动的相关准备工作（如学术论文或演讲稿等）

（三）    派出教师应提前安排好教学工作并按嘉庚学院有关教学管理的规定办理好相关手续。

（四）    派出教师在学术交流活动结束后，向负责教研工作的专业主任和院长提交书面报告并将该学术交流活动的有关资料交教学秘书存档。

（五）    派出教师参加学术交流活动的费用，由学院按有关规定承担。教师应在学术交流活动结束后及时报销费用。

第五条  以我院名义举办学术会议和交流活动的要求及相关工作

一、基本要求

（一）会议主题所涉及的学科领域，在我院须有一定的研究基础；举办会议有利于我院科学研究、人才培养、创新基地和学科建设；

（二）我院教师提交会议交流的论文：国际性学术会议不少于2篇，全国性或地方性学术会议不少于3篇；

（三）有著名专家学者出席会议；

（四）会议预算合理，能够落实经费。

二、举办学术会议的审批

（一）举办国际性学术会议必须严格按照国家和嘉庚学院有关规定办理审批手续；

（二）主办或承办国内学术会议必须取得政府主管部门或学会、研究会的正式批文；

（三）具体实施的系\专业负责人须在会前2个月向院务会、大院促进部提交举办会议申请表。

（四）未经批准，任何专业和个人都不得以人文与传播学院名义主办或承办学术会议。

三．学术会议的会后工作

各类学术会议结束后，须在15日内向负责教研工作的专业主任或促进部提交下列资料：

（一）会议总结；

（二）会议资料；

（三）会议经费决算表（受经费资助的学术会议）。

第六条  学术交流活动经费

（一）由大院指定人文与传播学院承办或协办的学术交流活动，所产生费用由嘉庚学院负担；

（二）由我分院自行接待的学术交流活动，接待费用由学院负担；

（三）各专业的交流项目，接待费用由各专业负担；

（四）各学科建设的交流项目，接待费用由学科建设基金和分院对应承担。

（五）我院拟设立学术交流活动专项经费，资助我院主办或承办高水平的国际性学术会议、全国性学术会议和学术报告会，并统一由院务会集中研究决定是否资助与资助额度。

（六）我院提倡、鼓励和支持具体实施单位积极向上级部门、企事业单位争取、筹措会议所需经费。筹措到的会议经费由实施系\专业\课程专款专用。

第七条  学院教职工在完成以下学术活动后，有在学院范围内作学术报告的义务

（一）国家级、省部级、市科级各类计划项目；

（二）重大横向项目；

（三）国内外学术性会议；

（四）获得院外学术荣誉；

（五）各类教研培训及课程班学习。

第八条  学院鼓励和支持我院教职工积极参加国内外学术团体，担任学术职务，开展学术交流活动。

第九条  学院鼓励各单位邀请院外专家、学者来我院进行学术交流活动，也鼓励我院教师到院外参加学术交流活动。

第十条  本规定由厦门大学嘉庚学院人文与传播学院负责解释，自公布之日起实行。

厦门大学嘉庚学院人文与传播学院

                                        二〇一〇年十月八日